Comment Les Résidences de Bellevue a formé ses équipes à la déclaration et au traitement des EI ?
Nous avons observé une hausse significative du nombre de déclaration d’EI par les agents ! C’était le but premier de notre démarche.
Isabelle Legrand, Responsable du service Relation des Usagers, Qualité et Gestion des Risques, EHPAD – Les Résidences de Bellevue
L’EHPAD les résidences de Bellevue œuvre dans le champ médico-social et regroupe 6 résidences dans le département du Cher (18) sur 2 sites géographiques.
Ce sont près de 500 professionnels qui évoluent au sein de cet établissement, avec une capacité d’accueil totale de 619 places.
Pourquoi aviez-vous besoin d’une formation ?
Le projet de l’établissement en 2023 était de dématérialiser la déclaration des fiches d’événements indésirables (EI). Avec un grand nombre de professionnels à former, nous avons choisi de faire appel à un prestataire, AGEVAL Formations, pour faciliter ce déploiement.
Nous souhaitions une formation pratique sur le logiciel AGEVAL, accompagnée d’apports théoriques sur la gestion des risques. Dans le cadre de l’Évaluation HAS des ESSMS, cette formation représente également une première étape pour répondre aux exigences en matière de sensibilisation des professionnels à la gestion des risques.
Une formation à la déclaration :
Cette formation était destinée à l’ensemble des professionnels de l’établissement : accompagnants, logistiques, techniques, administratifs, etc…
L’objectif était de :
- ✔ rappeler l’importance de la déclaration d’un EI,
- ✔ comprendre les obligations réglementaires et l’intérêt de cette démarche,
- ✔ apprendre à déclarer un EI sur AGEVAL, la plateforme dédiée.
Une formation au traitement de l’événement indésirable :
Conçue pour les responsables de service et les équipes chargées du traitement des fiches EI.
Nos besoins étaient de :
- ✔ maîtriser le circuit de traitement des événements indésirables sur AGEVAL,
- ✔ appliquer des méthodes d’analyse de cause sur des cas concrets,
- ✔ savoir communiquer efficacement sur le traitement des événements indésirables auprès des équipes.
Comment étiez-vous organisé avant la dématérialisation de la déclaration de vos EI ?
La déclaration des EI se faisait sur papier, avec validation obligatoire du responsable de service.
La fiche d’événement indésirable (FEI) était ensuite adressée au service qualité par courrier interne ce qui allongeait le délai de réception. Ensuite, la saisie était réalisée manuellement sur AGEVAL par le service qualité et la communication se faisait principalement par mail entre les différents interlocuteurs.
Chaque étape du processus devait être améliorée pour fluidifier l’organisation globale.
Comment ces formations aux EI se sont organisées au sein de vos résidences ?
Nous avons organisé 3 sessions de formation à la déclaration des EI sur AGEVAL en juin, juillet et octobre 2023. Pour chaque session, il y avait 4 groupes de 12 participants max. Au total, 114 personnes ont été formées à la déclaration des FEI.
Une session était réservée à la formation des équipes de traitement, ce qui représentait 22 professionnels.
Le contenu a été coconstruit avec la formatrice Aurélie Zeyssolff et moi-même, avec des ajustements continus en fonction des besoins et des questions soulevées à chaque session.
Les journées de formation se sont déroulées sur deux sites différents, avec une alternance entre sensibilisation et mise en pratique sur AGEVAL. Enfin, chaque personne formée a été sensibilisée pour assurer un relais efficace avec les membres de leur service.
La formation a permis d’accélérer le déploiement de notre démarche de dématérialisation des FEI et a simplifié le circuit pour le service qualité.
Concrètement, quels ont été les bénéfices de cette formation sur le terrain ?
Désormais, lorsqu’un EI est déclaré sur AGEVAL, le service qualité est directement informé par mail. Ensuite, nous relayons dans la foulée la FEI à l’équipe de traitement concernée par la typologie de l’incident qui est informée par une alerte AGEVAL adressée automatiquement par mail. Elle peut alors réaliser une action sur la plateforme, un commentaire, une remarque ou encore une proposition d’action d’amélioration.
Nous maitrisons nos risques avec plus de fluidité, que ce soit pour déclarer l’événement indésirable ou analyser les dysfonctionnements, avec toujours la même volonté : améliorer progressivement la qualité de l’accompagnement proposé aux habitant de notre établissement.
Recommanderiez-vous cette formation ?
Oui je la recommande ! Elle nous a permis de déléguer efficacement le déploiement tout en sensibilisant l’ensemble des équipes sur l’importance de la déclaration et du traitement des EI. Le fait d’avoir le même formateur pour tous les groupes a été un avantage indéniable, garantissant cohérence et efficacité dans le message transmis.
Il est impératif de sensibiliser de manière régulière les professionnels à la gestion des risques, de la déclaration au traitement de l’événement indésirable.
La prochaine étape consistera à déployer les autres modules proposés par AGEVAL.
Vous souhaitez préciser votre besoin de formation ou d'accompagnement sur la gestion de vos risques ?
AGEVAL Formations est à votre écoute.
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