Gestion Electronique Documentaire (GED)

PHILOSOPHIE DU MODULE

Dématérialisez et centralisez vos ressources documentaires

Qu’est ce qu’une GED, ou Gestion électronique de documents ? La GED d’AGEVAL est un outil informatique de gestion des documents numériques, qui vous permet de gérer vos documents électroniques ainsi que les processus métiers associés.

La GED est un outil incontournable dans le cadre de votre démarche qualité. Vous centralisez l’ensemble de votre documentation et profitez d’un outil commun qui fédère vos équipes et facilite votre gestion de projet. En effet, la GED AGEVAL est adaptée aux structures seules ou aux entreprises multi-site ou multi-structure. Vous harmonisez ainsi les pratiques de vos différentes équipes et homogénéisez le niveau d’informations pour chacun de vos collaborateurs.

Le module de Gestion Documentaire du logiciel AGEVAL vous fait gagner en agilité :

✓ Grâce aux workflows de votre gestion documentaire, vous bénéficiez non seulement de la dématérialisation de votre flux d’information, mais aussi de la mise en place de circuits de validation définis.
✓ Vous partagez des informations spécifiques avec vos collaborateurs. Celles-ci sont disponibles à la consultation en fonction des droits d’accès que vous aurez définis en amont.
✓ Avec l’option de référencement automatique de vos documents, vous pouvez harmoniser l’ensemble de votre gestion documentaire. Le référencement automatique est évidemment personnalisable en fonction de vos souhaits et de vos contraintes de travail.

Elodie Martin
Responsable qualité de l’association Béthanie
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AGEVAL nous a permis de travailler beaucoup plus facilement sur la démarche qualité de notre association multi-sites, notamment en gagnant du temps lors du partage de documents et en simplifiant la gestion documentaire réalisée au sein des différents services.

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FONCTIONNALITÉS

Quels sont les bénéfices de la Gestion documentaire sur AGEVAL ?

Centralisez et structurez votre documentation

Vous travaillez sur différents types de documents et gérez plusieurs formats : Word, PDF, Powerpoint, Excel, des images et des vidéos.

Le module de Gestion électronique de documents facilite l’accès à l’information et fluidifie les échanges au sein de vos équipes. Par exemple, vous y centralisez toutes vos procédures et tous les éléments de preuves de vos audits.

AGEVAL vous accompagne ! Vous pouvez à tout moment solliciter notre Service clients pour concevoir l’arborescence de votre GED et profiter d’une gestion documentaire adaptée à la structure de votre organisation.

Maîtrisez vos ressources documentaires

Grâce aux workflows, vous définissez votre circuit de validation et faites évoluer facilement vos documents. Le module de Gestion électronique de documents vous propose également la mise en place d’alertes afin de signifier à un ou plusieurs de vos collaborateurs qu’une intervention est nécessaire : révision, émargement, validation, etc.

Dématérialiser, organiser, centraliser, partager : autant de leviers essentiels pour piloter la qualité de votre organisation de façon optimale. La GED AGEVAL constitue ainsi un véritable avantage organisationnel : vos démarches pour la communication ou la pérennisation de votre gestion documentaire sont allégées !

Deux atouts de taille : gain de temps et politique zÉro papier

Vous gérez les droits d’accès de votre documentation grâce à des listes de diffusion paramétrables. Vous bénéficiez d’une gestion électronique documentaire accessible à chacun de vos collaborateurs en fonction de vos projets (ex : mise en place de fichiers communs ou propres à un service ou une entreprise). Grâce à la digitalisation de vos ressources documentaires, vous émargez, mettez à jour et diffusez vos documents sans aucune perte de temps.

Avec un système documentaire 100% dématérialisé, vous mettez l’information à jour facilement et instaurez aussi une gestion zéro papier.

Comment centraliser et maîtriser vos ressources documentaires ?

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Le module Gestion documentaire est un outil organisationnel et méthodologique. Dans le cadre d’une démarche qualité, le projet ne peut être uniquement porté par une seule et même personne. Le module GED permet ainsi d’impliquer vos collaborateurs en leur permettant de travailler facilement ensemble.
Vous pouvez, par exemple, ne plus stocker aucun document sur votre ordinateur en intégrant tous types de documents à votre GED : documents RH, commerciaux, administratifs, communication, contrats, appels d’offres, système de management de la qualité, etc. La GED AGEVAL se transforme donc en véritable levier pour la démocratisation de la qualité !
Camille LABIT
Responsable des Chefs de Projet Client AGEVAL