Une évaluation interne (auto-évaluation désormais) est une démarche à l’initiative de l’ESSMS qui se déroule selon une méthodologie et un calendrier qu’il aura lui-même déterminé.
L’objectif est de réaliser une auto-évaluation pour situer l’ESSMS au regard des critères du référentiel HAS et préparer les équipes à ce nouveau dispositif.
Le déroulement d’une évaluation interne
L’ESSMS conduit son auto-évaluation selon ses ressources et priorités, en déroulant les étapes classiques d’un audit.
- 1. Préparation
- a. Constitution d’un groupe de travail/comité de pilotage
- b. Étude du référentiel
- c. Choix des méthodes et outils de recueil des données
- d. Définition du calendrier
- 2. Recueil des données
- a. Accompagné traceur
- b. Traceur ciblé
- c. Audit système
- d. Grille spécifique CVS
- e. Observations
- f. Consultation documentaire
- 3. Analyse des données
- 4. Synthèse et élaboration d’un plan d’actions d’amélioration
- 5. Communication des résultats
Recueil et analyse des informations
Le recueil des informations peut s’effectuer au travers d’entretiens individuels, de réunions, de groupes de travail, de questionnaires… L’essentiel étant d’établir un diagnostic qui prenne en compte les personnes accompagnées, les professionnels et la gouvernance de l’ESSMS.
La saisie et l’analyse des données peuvent se faire à l’aide d’un outil performant et intuitif comme le logiciel AGEVAL.
LE MOT DU FORMATEUR
Stéphanie POITOUX
Formatrice AGEVAL FORMATIONS
L’auto-évaluation est une sorte de mise en condition du jour J, d’entrainement.
Toutefois les contraintes de timing ne sont pas vraiment présentes. Il est tout à fait possible de se laisser un peu plus de temps, de réflexion sur les différents critères de l’évaluation. C’est aussi à ce moment où l’on peut se tromper ou hésiter car c’est justement de cette manière que les équipes avanceront sur les critères.
Quelques astuces pour une bonne mise en situation :
✓ Désignez une personne pour jouer le rôle de l’évaluateur et poser les différents critères : soit votre référent qualité se chargera de mener les entretiens, sinon ce sera le rôle du chef de projet qualité ou encore un membre du « COPIL ». Vous pouvez également choisir plusieurs personnes par exemple par Chapitre ou si vous le pouvez, par thématique. (ex : référent bientraitance).
✓ Utilisez un outil adapté : le logiciel AGEVAL vous accompagne dans la mise en place d’un travail en équipe autour de l’évaluation HAS. La personnalisation des grilles et les différentes options proposées par le logiciel permettent aux structures de se préparer au mieux en fonction de leurs propres critères;
✓Avoir du temps c’est bien, mais n’en abusez pas : fixez-vous un cadre, un timing maximum à ne pas dépasser au fur et à mesure que l’échéance approche. Le planning du jour J sera millimétré.
✓ Enfin, tout comme l’évaluation le jour J, réapprenez à analyser vos pratiques : bien sûr à travers l’analyse de vos procédures et documents de traçabilité, mais aussi en interrogeant vos bénéficiaires et en observant les pratiques. Tout ne se trouve pas dans les documents.
