L’audit système est la méthode, instaurée par la Haute Autorité de Santé, qui permet d’évaluer la politique (objectifs, organisation) de l’ESSMS.
Cette méthode correspond au chapitre 3 du référentiel HAS d’évaluation de la qualité des ESSMS. Certains critères sont à interroger auprès de la gouvernance (direction, président de l’association/du CCAS, par exemple), d’autres auprès des professionnels. Autrement dit, on part des processus et on descend vers le terrain.
Les outils utilisés
- ✓ Entretiens
- ✓ Éléments d’observations
- ✓ Consultation documentaire
La cible
La cible peut être une thématique du référentiel (un audit système par thématique), mais il est aussi possible de regrouper plusieurs thématiques au sein d’un même audit système.
Le déroulement de l’audit système
- 1. Une étude des documents existants sur la thématique choisie (objectifs, organisation, moyens) ;
- 2. Une rencontre avec la gouvernance afin de déterminer si les objectifs définis ont été atteints et mesurer les écarts avec les résultats réels : est-ce que l’ESSMS est en capacité de maîtriser et atteindre ses objectifs ?
- 3. Une rencontre avec les professionnels dans le but de mesurer l’effectivité et l’efficacité de la diffusion de la stratégie et de l’organisation. Ici, l’objectif est de mesurer la connaissance et la mise en application de la stratégie. La HAS recommande de 1H à 1H30 pour toutes les thématiques du Chapitre 3, critères concernant les professionnels.
Le mot du formateur
Hélène Parent
Formatrice AGEVAL Formations
Lors d’un audit système, le but de l’évaluateur est de répondre aux différents critères du manuel qui concernent la politique, la stratégie et l’organisation de l’établissement.
Pour cela, il vous demandera de réunir autour de la table tous les intervenants qui maîtrisent les sujets abordés (= les 8 thématiques du chapitre 3). L’enjeu est toujours le même : lui transmettre l’image la plus fidèle possible de votre organisation.
Il ne faut donc pas hésiter à convier aux audits systèmes toutes les personnes ressources, qui connaissent bien le sujet abordé et sauront mettre en valeur tout ce qui est réalisé dans l’établissement. Par exemple, lors de l’audit système sur la thématique « Démarche qualité et gestion des risques », vous pourriez inviter la personne chargée d’analyser les événements indésirables, mais aussi l’agent qui travaille sur le développement durable, ainsi qu’un professionnel engagé dans un projet de bientraitance.
Par ailleurs, la consultation documentaire prend une place particulièrement importante dans l’audit système, car l’évaluateur a besoin de se baser sur vos écrits pour comprendre votre organisation et votre stratégie. Il faudra donc que vous puissiez facilement accéder à votre base documentaire (et lui montrer les documents s’il le demande) au cours de la séquence d’évaluation. Sauf demande contraire de votre organisme habilité, je vous conseille de préparer vos documents dans une arborescence calquée sur le manuel d’évaluation.
Un évaluateur qui trouve facilement l’information est un évaluateur heureux !
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📖 Afin d’aider les ESSMS à prendre en main les critères de la méthode audit système, en les transposant dans leur propre contexte, AGEVAL propose les Questions Évaluatives Complémentaires.
