Démarche Qualité pour les Mutualités : étude de cas de l’UMT Mutualité Terres d’Oc

« L’approche AGEVAL est sécurisante : un logiciel intuitif, associé à un service client expérimenté »

Céline Floquet, directrice du développement et de la communication de l’UMT Mutualité Terres d’Oc

QUELS ÉTAIENT VOS ENJEUX EN CHOISISSANT AGEVAL ?

Nous avions besoin de faire converger les besoins des filières métiers autour d’un logiciel qualité fédérateur. Nous cherchions donc à équiper nos utilisateurs d’un logiciel complet et automatisé permettant notamment :

• ✓ la gestion fluide et intuitive de tous nos plans d’actions ;
• ✓ la création et la gestion de nos enquêtes de satisfaction.

Notre objectif : faire adhérer nos collaborateurs à la démarche qualité grâce à un logiciel visuel, collaboratif, ultra intuitif et permettant de gagner du temps.

COMMENT SE SONT PASSÉS VOS DÉBUTS CHEZ AGEVAL ?

Bien ! L’accompagnement administré par le Service clients a été structurant dès le démarrage de notre collaboration. Notre chef de projet nous a livré un rétroplanning pour planifier notre projet de déploiement par étapes, jalonnées dans le temps. Cette clef de lecture a été capitale pour nous et nous a permis de nous organiser en conséquence. Dans ces projets d’envergure, il est important de se donner les moyens nécessaires pour atteindre ses objectifs.

Par la suite, nous avons pu compter sur l’expertise ainsi que la disponibilité du service support et de notre chef de projet : points rapprochés, réponses pertinentes et rapides à nos questions.

Notre objectif : paramétrer notre plateforme AGEVAL afin qu’elle s’intègre entièrement à notre contexte et à notre configuration.

QUELS ONT ÉTÉ VOS PREMIERS CHANTIERS ?

Le comité de pilotage, constitué des sites pilotes pour le déploiement d’AGEVAL, s’est penché sur le module Déclarations pour y configurer plusieurs formulaires et les workflows associés :

• ✓ évènement indésirable ;
• ✓ réclamation / plainte des usagers ;
• ✓ chute de résident ;
• ✓ etc.

Cette première brique est décisive pour inciter la traçabilité et le signalement de nos dysfonctionnements au sein de nos établissements médico-sociaux, sanitaires et autres.  Par ailleurs, elle reste indispensable pour que nous puissions par la suite nous appuyer sur les statistiques générées automatiquement par l’outil et les plans d’actions associés.

L’application mobile AGEVAL dédiée à la déclaration des évènements indésirables, sera utile pour nos collaborateurs itinérants de la filière domicile puisqu’ils sont équipés de smartphones !

Certains de nos sites pilotes étant concernés par des évaluations internes, nous nous sommes concentrés également sur nos plans d’actions et leur suivi. Nous voulions bénéficier de toutes les fonctionnalités AGEVAL, notamment le pilotage automatisé.

Enfin, nous avons pris le parti de refondre rapidement nos différentes bases de données… pour constituer une unique GED sur notre plateforme AGEVAL.

QUE DIRIEZ-VOUS D’AGEVAL À UN MEMBRE DE VOTRE RÉSEAU PROFESSIONNEL ?

AGEVAL propose un dispositif complet :

• ✓ un logiciel pratique et ergonomique ;
• ✓ un service clients expert de son secteur et expérimenté dans le paramétrage du logiciel  ;
• ✓  une équipe de développement pour favoriser une démarche d’amélioration continue de l‘outil, en adéquation avec les besoins des clients et les réalités du terrain.

Le point critique de notre projet est de faire adhérer les équipes. Produire la bonne plateforme dès le départ est une condition de réussite forte. Et nous parlons en connaissance de cause puisque nous avions connu quelques déboires avec un autre éditeur de logiciel…

Nous trouvons l’approche d’AGEVAL vraiment sécurisante et c’est ce qui nous a conforté dans notre choix.