Démarche qualité dans le milieu associatif : étude de cas de l'Unapei PAYS D'ALLIER
AGEVAL rassemble nos équipes autour d’une vision commune et lisible. Notre point de mire ? La qualité !
Fabienne Hospital, Responsable Qualité de la prestation, Unapei PAYS D’ALLIER
Portées par la même ambition et par un socle commun de valeurs, deux associations, « l’APEAH » et « L’Envol », ont donné naissance à l’Unapei 03 PAYS D’ALLIER en 2019.
Fabienne Hospital, Responsable Qualité de la prestation, nous accueille.
Du siège, elle travaille en transversal sur 28 établissements dédiés à l’accueil de personnes en situation de handicap mental (IME, SESSAD, SAJ, SAVS, SAMSAH, FO, FH, FAM…), présents sur 2 territoires : Montluçon et Moulins.
SUITE À LA FUSION DE SES DEUX ASSOCIATIONS, L’UNAPEI PAYS D’ALLIER RASSEMBLE SES ÉQUIPES AUTOUR D’UNE CULTURE QUALITÉ COMMUNE, AVEC AGEVAL
AGEVAL : pouvez-vous nous raconter la fusion des 2 associations ?
Fabienne Hospital : Ces projets de fusion sont importants et embarquent bien souvent un rouleau compresseur de changements de pratiques.
A cet instant, nous avons ouvert plusieurs sujets :
- ✓ la mise en place du dossier de l’usager ;
- ✓ un système de gestion documentaire électronique ;
- ✓ un logiciel de pilotage de la qualité et gestion des risques.
Nous interroger sur nos outils nous a permis de bâtir nos méthodes de travail communes.
A l’époque le pari était de taille parce que nous étions déjà sur 2 territoires et représentions 28 établissements aux spécificités différentes.
AGEVAL : Pourquoi avoir choisi AGEVAL ?
Fabienne Hospital : Nous travaillions sur Excel et d’autres outils que nous gérions comme des outils bureautique simple, sans lien entre eux.
Le pilotage global et la convergence de nos pratiques étaient difficilement envisageables en l’état.
Comme évoqué précédemment, nous avions besoin de nous reposer sur un outil commun.
Avec AGEVAL, nous savions que nous serions en capacité de :
- ✓ rassembler nos équipes sur des outils communs et « réflexe » ;
- ✓ donner une vision lisible et accessible de nos orientations ;
- ✓ proposer un outil de travail, d’organisation, de planification pour centraliser toutes nos actions d’amélioration continue.
« A l’Unapei PAYS D’ALLIER on parle processus, plans d’actions et indicateurs depuis plus de 10 ans.
AGEVAL ne nous aide pas seulement à mieux faire nos actions. La plateforme porte, dynamise et fait vivre au quotidien notre démarche qualité et gestion des risques. »
Ageval : Comment avez-vous mis en action l’ensemble des acteurs de l’Unapei PAYS D’ALLIER ?
Fabienne Hospital : Ma mission, c’est de créer une culture qualité commune, soit un état d’esprit partagé par tous.
Je suis qualiticienne depuis plus de 20 ans. Je savais qu’adopter un outil deviendrait par la suite un véritable support culturel.
Actuellement les cadres vont sur AGEVAL pour voir leurs plans d’actions et les animent dans le temps.
Le plus d’AGEVAL : il rend autonome et proactif l’ensemble des utilisateurs.
Rien ne parait insurmontable.
Le logiciel ne nous aide pas à mieux faire. En revanche, il dynamise la mise en place de notre démarche qualité et gestion des risques.
En tant que qualiticienne, j’ai la sensation que l’on m’a libéré les mains des tâches lourdes et ingrates liées à l’organisation ou à la maintenabilité d’outils (type Excel). Je me concentre désormais sur l’essentiel.
AGEVAL a décuplé notre capacité à :
- ✓ faire vivre l’ensemble de nos projets Qualité dans le temps ;
- ✓ ancrer nos bonnes pratiques.
Besoin d’aide pour structurer votre démarche qualité et préparer dès maintenant la nouvelle évaluation HAS des ESSMS ?
Ageval : Quelles sont les routines indispensables actuellement au sein de votre organisation ?
Fabienne Hospital : Sans hésiter, je dirais la revue de processus.
Par exemple, nous avons revu dernièrement le processus médical. Lors de notre instance, nous avons décidé quelles étaient les actions à mener et le soir même les acteurs ont reçu leurs actions à mettre place. Les équipes font le suivi derrière et de mon côté j’en contrôle l’évolution.
AGEVAL est un outil de management des équipes, qui en plus relance automatiquement les pilotes aux dates clés.
Ageval : Que disent les professionnels de terrain ?
Fabienne Hospital : AGEVAL rend certains exercices rébarbatifs beaucoup plus accessibles. Ils manipulent l’outil avec une facilité déconcertante (enquêtes par exemple).
Prenons le DUERP ! Chaque ESAT le faisait auparavant sur un Excel.
L’opération n’était pas agréable : sans une connaissance pointue de l’outil, il était difficile d’obtenir des graphiques et une vraie lisibilité des résultats.
J’ai déployé AGEVAL au sein des établissement en montrant le module aux chefs d’atelier et en les initiant à la manipulation. Ils le font désormais seuls sans que cela soit laborieux.
Enfin, lorsque la médecine du travail nous demande un DUERP nous l’exportons facilement et pouvons livrer également nos plans d’actions associés si nécessaire. En fait, nous pouvons adapter le livrable en fonction de l’interlocuteur et du niveau de détail que nous souhaitons lui apporter.
AGEVAL rend la qualité accessible pour tous !
Ageval : Si nous remontons quelques années en arrière, comment s’est passé votre déploiement du logiciel au sein de l’ensemble de vos établissements ?
Fabienne Hospital : Suite à notre fusion et à notre calendrier d’évaluation interne, nous avons fait le choix de démarrer une évaluation interne pour chaque établissement.
C’était un moyen de situer les pratiques de chaque établissement, afin de consolider par la suite nos plans d’actions.
Nous avons ensuite défini nos indicateurs, afin de nourrir notamment nos rapports d’activité. Désormais une grande majorité des cadres complète leurs indicateurs. De mon côté je veille à ce que les données soient rentrées.
Nous avons instauré une relation de confiance en déléguant et en décentralisant certaines responsabilités.
AGEVAL nous permet de contrôler.
Contrôler que les données sont présentes ou que les actions sont faites, contrôler pour échanger si besoin et homogénéiser les pratiques.
En bref, donner un cadre commun dans lequel chaque établissement s’inscrit et fait sa part.
C’est, avant tout, un travail d’équipe et un exercice de communication, facilité par AGEVAL !
Ageval : En tant que « super administratrice » que diriez-vous sur l’accès à l’outil ?
Fabienne Hospital : La plateforme que nous utilisons est conviviale, très complète et répond bien à nos besoins. Le paramétrage est simplifié. Je me suis sentie autonome assez rapidement.
Dès lors que je me questionne, le service support ou mon chef de projet prend le relais pour me répondre. On sent que la réactivité est importante pour les équipes !
Ageval : Comment parleriez-vous d’AGEVAL à un homologue ?
Fabienne Hospital : A l’Unapei PAYS D’ALLIER on parle : processus, plans d’actions, indicateurs depuis plus de 10 ans. AGEVAL anime, porte et nous fait vivre au quotidien notre démarche qualité et gestion des risques.
Toutefois, avant de vous lancer dans l’acquisition du logiciel AGEVAL, vous devez avoir la volonté :
- ✓ de standardiser votre démarche qualité et gestion des risques ;
- ✓ d’en faciliter l’accès, le suivi et l’animation.
Si c’est ce que vous recherchez, alors allez-y les yeux fermés !