DÉMARCHE QUALITÉ ET GESTION DES RISQUES : COMMENT FAIRE SA CARTOGRAPHIE DES RISQUES

« Analyse de risques », « gestion des risques » ou encore « cartographie des risques », des expressions qui peuvent parfois interpeler les organisations.
S’agit-il de processus lourds et chronophages ? Va-t-on ajouter de la complexité aux activités professionnelles ?
Pourtant, mettre en place une démarche de prévention de ses risques constitue un levier puissant pour sécuriser son organisation, garantir ses activités et protéger ses collaborateurs et ses usagers.

De fait, toute activité humaine induit des risques, et comme le risque zéro n’existe pas, il s’agit alors de mieux identifier ces risques, d’étudier l’environnement dans lesquels ils se produisent et leur impact, afin de les maîtriser.

On va plus loin ?
Comment faire pour avancer dans sa cartographie des risques ?

AGEVAL vous accompagne : notre équipe vous met à disposition notre fiche mémo, incontournable pour suivre pas à pas les étapes d’une cartographie des risques efficace !

Pour télécharger le document, cliquez sur le bouton ci-dessous !

La cartographie des risques consiste, pour une organisation définie, à s’intéresser aux risques a priori , c’est-à-dire avant qu’ils ne se matérialisent.
Cela permet de définir une stratégie pour sécuriser l’organisation elle-même, mais aussi la sécurité des collaborateurs et des usagers.

En réalité, chacun fait de l’analyse de risques au quotidien sans le savoir… ou presque.
De manière plus large en effet, cette démarche d’analyse des risques peut se retrouver dans tout projet à mettre en œuvre, même dans mon quotidien : par exemple je me rends à mon travail en vélo, je pars le matin lorsqu’il fait encore nuit, je suis soumis.e à diverses situations à risques avec des évènements redoutés… Pour essayer d’y remédier, le Code de la Route a été instauré et en complément, je peux porter des équipements individuels de protection et de signalisation (casque, gilet fluorescent, sonnette, feux,…). Ne serait-ce pas là des moyens de prévention des risques ?

Ce n’est pas tout : la cartographie des risques s’avère également un réel atout, un levier pour améliorer ses pratiques.
Pour le savoir, êtes-vous prêt.e à passer du spectre « contrainte » à celui « opportunité » ?
Plongeons ensemble au cœur de la cartographie des risques, en 2 points successifs :

• 1. comprendre la cartographie des risques ;
• 2. mettre en oeuvre la cartographie des risques, avec nos 6 étapes incontournables.

Comprendre la cartographie des risques

Définition détaillée de la cartographie des risques

Un risque, c’est l’exposition, souhaitée ou non, à un danger.
On peut aussi dire que c’est la probabilité qu’un incident, qu’un événement néfaste ne se produise.

La cartographie des risques est la représentation graphique permettant d’identifier les situations au sein des activités réalisées pouvant conduire à un évènement redouté, en estimant la probabilité qu’il se réalise et s’il se réalisait, d’en évaluer les conséquences (plus ou moins graves).

Reprenons le cas du vélo : je traverse la rue (situation à risque), la voiture ne m’a pas vu.e et il y a collision (évènement redouté).
Je peux juste m’égratigner les genoux un peu en tombant tout comme être transporté.e aux urgences car j’ai perdu connaissance.
Adapté à l’industrie, prenons l’exemple du processus de maintenance d’une chaîne de production. À chaque étape, un risque est inhérent : un dysfonctionnement d’une machine, un entretien inapproprié, une erreur humaine, etc.

La cartographie des risques consistera alors à :

• ✓ réunir les divers acteurs concernés par le sujet ;
• ✓ pouvoir échanger sur les éléments relatifs à leur fonction, leur rôle et identifier les risques ;
• ✓ partager une vision sur le sujet ;
• ✓ se mettre d’accord sur les priorités d’intervention ;
• ✓ assurer une veille sur les menaces potentielles.

Tout cela permet de mieux maîtriser chacune de ses étapes, de sécuriser les processus et les collaborateurs, et délivrer un produit ou un service de qualité.

Oui, mais pourquoi se lance-t-on dans cette méthodologie ?

Objectifs et enjeux de la cartographie des risques

Dans un précédant article, nous évoquions les coûts de non-qualité, vous vous souvenez ?
Les enjeux liés aux risques sont également à souligner. Ils peuvent être :

• – organisationnels : améliorer les processus et la culture de gestion des risques ;
• – financiers : réduire les coûts de non-qualité ;
• – humains : améliorer la formation des personnels, garantir leur sécurité ainsi que celle des usagers, conserver ses effectifs ;
• – juridiques : éviter les contentieux et les procès, s’assurer de répondre aux exigences règlementaires ;
• – médiatiques : garder une bonne image de marque de l’entreprise, garantir sa réputation.

Avec ces enjeux résonnent divers objectifs :

• ✓ sécuriser la prise de décisions, qu’elles soient stratégiques ou opérationnelles ;
• ✓ comprendre les risques inhérents à ses activités ;
• ✓ optimiser la gestion des risques / pouvoir les anticiper ;
• ✓ diminuer leur impact.

L’objectif est de pouvoir anticiper ces risques par divers moyens tels que :

• ✓ la formation du personnel ;
• ✓ la mise en place de procédures ;
• ✓ l’analyse de pratiques,…

Ou, si ces risques s’avéraient, l’enjeu devient alors de pouvoir diminuer leur impact.

En résumé : on ne peut pas supprimer les erreurs ou tous les risques, mais le but est d’en améliorer la maitrise, et mieux vaut anticiper et prévenir les risques que d’avoir à les gérer !

6 étapes pour faire sa cartographie des risques

Élaborer une cartographie des risques consiste à suivre un parcours en 6 étapes.
Enfourchons nos vélos et arpentons ensemble ce chemin !

Étape 1 : définir la cible et la finalité de la cartographie des risques

Nous avons vu précédemment que le champ des possibles est vaste.
Il sera donc essentiel de bien cadrer au préalable l’étude en se mettant d’accord sur le périmètre : quelle cible/quelle activité choisit-on ? Pourquoi ? Dans quelle finalité ?
En somme, une des clefs de réussite de la cartographie des risques sera d’avoir posé le cadre de manière claire, dès le départ !

Étape 2 : constituer les groupes de travail et définir le rétroplanning

Réaliser une cartographie des risques est une démarche collaborative et participative.
Ainsi, la seconde étape sera de communiquer sur la démarche afin de constituer un groupe de travail pluridisciplinaire.
Cette équipe aura en son sein un pilote (ou risk manager), qui sera garant de la cohésion et de l’avancement du projet.

Pourquoi une équipe pluridisciplinaire ?
Car chaque regard compte. Croiser les regards permettra en effet d’enrichir le contenu et d’objectiver les résultats.
Par ailleurs, les équipes engagées dans la démarche se situent comme porte-parole auprès des autres collaborateurs afin de promouvoir les bonnes pratiques mais également exercent un rôle de veille.
A ce stade, il est également conseillé de définir un rétroplanning pour savoir d’une part comment le projet va s’organiser, d’autre part le temps sur lequel les professionnels vont être mobilisés.

Étape 3 : définir les risques, sous-risques, situations à risque

Une fois le cadre posé, plongeons au cœur du référentiel : quelles sont les situations à risque existantes et connues, lesquelles peuvent être classées en sous-risques et en risques ?
Selon les secteurs, des référentiels sont disponibles, qui vont proposer des bases de travail.
Cette base de travail pourra être enrichie par :

• ✓ des études sur le terrain (observation) ;
• ✓ le recueil de données via un questionnaire ;
• ✓ des entretiens ;
• ✓ l’analyse des pratiques professionnelles ;
• ✓ l’analyse des plaintes et réclamations.

Étape 4 : définir la gravité et la probabilité de chaque situation à risque

Pour chaque situation à risque, deux éléments majeurs entrent ensuite en ligne de compte :

• – la probabilité (certains utilisent la fréquence ou la vraisemblance) : probabilité de survenance de la situation ;
• – la gravité (ou l’impact) : les conséquences.

Le coefficient obtenu est la criticité (probabilité x gravité).
Il est primordial puisqu’il sert à catégoriser chaque situation à risque.

Notre conseil ?
Pensez à définir les zones d’impact ou criticité : quel coefficient fait basculer le risque d’une zone à l’autre (par exemple d’une zone « risque acceptable » à une zone « risque à traiter en priorité ») ?

Prenons un exemple, dans une activité de production.
Au sein de cette activité, une matrice de cotation des risques a été définie.

 
La probabilité d’un risque est ainsi notée selon une échelle de 5 niveaux, de rarissime à quasi-inévitable.
La gravité des risques, elle, est notée également sur 5 niveaux, de mineure à majeure.
3 codes couleurs permettent de visualiser la criticité : en vert, les risques non critiques, en jaune les risques à surveiller, en rouge les risques à traiter en priorité.

Lors de la cartographie des risques dans cette activité de production, un risque de panne d’un équipement-clé a été identifié.
La probabilité de ce risque est jugée probable.
S’agissant d’un équipement clé, la gravité du risque est jugée forte.
Pour obtenir la criticité de ce risque, faisons le calcul suivant : probabilité x gravité.
Nous obtenons une criticité de 16.
En reportant cette criticité sur notre matrice, le constat est le suivant : nous sommes face à un risque à traiter en priorité.
Cette classification sera essentielle pour la suite de notre cartographie des risques, que nous allons aborder.

Étape 5 : définir les objectifs à atteindre et les actions de protection et de prévention, les hiérarchiser, communiquer le plan d’actions et le mettre en œuvre

Réaliser une cartographie des risques est un outil permettant d’identifier les situations à risque pour lesquelles il faut en priorité limiter la probabilité d’apparition (en agissant sur la cause d’apparition) et réduire l’impact si l’incident se produisait.
Ainsi, celles présentant un impact majeur et une forte probabilité de survenance seront traitées en priorité.
Dans notre exemple précédent, le risque de panne de l’équipement-clé, jugé prioritaire, sera donc à prévenir avant tous les autres.

Pour cela, un plan d’actions est élaboré par le groupe de travail : action de formation, communication avec les usagers/clients, signalement des incidents, achat d’équipement, élaboration de procédures, les ressources sont diverses.

L’idée est de définir ensemble ces moyens afin qu’ils puissent être organisés et appliqués.
Les objectifs prioritaires sont définis au regard des résultats de la matrice de criticité (étape 4) : actions de prévention pour limiter la probabilité de survenance de la situation, action de protection pour limiter la gravité.

Attention : pas de ressources, pas d’actions !
On n’oublie donc pas d’affecter pour chaque action un budget, des ressources matérielles et humaines, et une échéance.

Étape 6 : suivre le plan d’actions et réévaluer les risques

Le contexte organisationnel et réglementaire évolue.
A ce titre, il est nécessaire d’adopter un suivi afin de réinvestir l’expérience, s’assurer que les mesures mises en place soient efficaces et au besoin les réadapter ou/et en définir de nouvelles.
La mise à jour de la cartographie des risques pourra alors intégrer un nouveau paramètre : la maîtrise du risque, qui donnera lieu à une criticité résiduelle et l’ajustement du plan d’actions défini initialement.

En conclusion

La dernière ligne droite de cet article est en vue.
Résumons notre parcours…

La cartographie des risques est un outil stratégique et opérationnel visant à :

• ✓ une compréhension globale des risques auquel une organisation peut être soumise ;
• ✓ une facilitation de la prise de décision ;
• ✓ une priorisation des actions de protection et prévention (mesures barrière).

Par sa démarche collaborative et participative, elle permet d’engager les différents acteurs qui interviennent tout au long du processus étudié. Ce n’est pas tant la production du document « cartographie des risques » qui prime, que la méthode employée : la dimension humaine et la finalité de la démarche sont garants du sens donné à cette démarche.

De plus, c’est grâce à la synergie, à l’engagement des personnes, que cette démarche proactive sera une réussite, dans l’optique de :

• ✓ prévenir les incidents et les accidents ;
• ✓ améliorer la sécurité et la satisfaction des collaborateurs et des usagers ;
• ✓ répondre aux exigences réglementaires ;
• ✓ renforcer l’adaptabilité de l’organisation.

L’organisation est ainsi en mesure de conduire ses missions en assurant une veille et des actions de prévention sur les dysfonctionnements potentiels pouvant entraver le bon déroulement de celles-ci et in fine, améliorer sa performance globale.

Prêts ? A vous de jouer maintenant !